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定款作成支援ツールの公開
株式会社を設立するために最初にすることは定款の作成です。定款において必ず定めなければならない事項があったりするなど、一般の方がご自身で作成することはハードルが高いと思います。
そこで、小規模でシンプルな形態の株式会社をスピーディーに設立したいというニーズに応えるために、日本公証人連合会がスタートアップ支援の観点から、新たな取組を開始しました。その一つが定款作成支援ツールの公開です。2023年12月26日から無料で公開されており、日本公証人連合会のホームページからダウンロードすることが可能です。
ツールには発起人1名用と発起人3名以下用がありますが、発起人3名以下用は、発起人1名用よりやや選択項目・定款記載事項が多くなっています。発起人1名の場合でも、発起人3名以下用を使用することが可能です。
48時間処理
2024年1月10日から、東京都及び福岡県において、この定款作成支援ツールを使用して公証人の定款認証を受けようとする場合について、48時間以内に定款認証手続を完了させる試行運用が開始されました。48時間処理を利用するための要件は以下のとおりです。
- 東京都又は福岡県に本店を置く株式会社の設立の場合であって、東京都又は福岡県に所在する公証役場において定款認証の嘱託をするものであること
- 日本公証人連合会が公開する「定款作成支援ツール」で作成した定款であること（定款作成支援ツールを二次利用した民間サービスで作成したものも含まれます。）
- 発起人が3名以下の自然人であること
- 定款作成者が定款にマイナンバーカードの署名用電子証明書を利用した電子署名をしていること
- 定款認証の嘱託に先立ち、公証人に対し、認証に必要な資料に加え、特別処理（48時間処理）によることを希望する旨の申請書が提供されること
48時間の起算点は、必要な資料がすべて公証役場にメールで到達したときです。また、48時間の算定は、土・日・祝日を除きます。資料に不備などがあれば、手続に時間を要する場合があります。
定款認証手続の流れ
１．定款作成支援ツールへの入力
定款作成支援ツールをダウンロードして、必要事項を入力します。
２．電子署名または押印
定款のPDFファイルに、定款の作成者がマイナンバーカードで電子署名を付します。代理人に委任した場合、委任状のPDFファイルに、委任者（定款作成を委任した発起人本人）のマイナンバーカードで電子署名を付し、または、委任状のPDFファイルを印刷した書面に、委任者（定款作成を委任した発起人本人）の実印を押します。
３．事前チェック
定款（電子署名済み）、電子署名済み委任状、実質的支配者申告書、特別処理申請書及び発起人全員の運転免許証、マイナンバーカード等の顔写真付き身分証明書等を公証役場にメールで送信し、事前チェックを受けます。
４．面前審査の予約（以下、４～６は順序に関係なく７までに行います。）
メール送信された資料を公証人が審査し、問題がなければ、公証役場と面前審査（公証人の面前での本人確認や設立意思の確認等）の日程を調整します。面前審査は、ウェブ会議又は公証役場への来所のいずれかを選択することができます。ただし、2024年3月以降は対面実施の希望がない限り、ウェブ会議で実施することが原則化されます。
５．手数料の支払い
面前審査までに手数料をクレジットカード払い（ウェブ上での決済又は面前審査時の公証役場での決済）、銀行振込み、現金払いのいずれかの方法によって支払います。
６．オンライン申請
「登記・供託オンライン申請システム」又は「法人設立ワンストップサービス」（マイナポータル）を通じて、電子公証のオンライン申請をします。
７．面前審査
予約した日時に、公証人による面前審査を受けます。ウェブ会議の場合には、事前に公証役場から、ウェブ会議に接続するためのURLをメール送信します。
８．認証
公証人による面前審査で問題ないことが確認できると、定款データに公証人の電子署名を付し、認証手続が完了します。面前審査をウェブ会議で受けた場合は、認証済みの定款データを登記・供託オンライン申請システムからダウンロードできます。公証役場へ来所した場合には、持参したCDーR等に認証済みの定款データを書き込みます。
48時間処理の環境整備
日本公証人連合会の上述した取り組みを更に充実させるために、公証人との日程調整がうまくいかず、迅速な対応に支障が生じるおそれがある場合に、48時間処理案件を優先して面前審査アポイントを入れるなどの特別な対応可能な環境が整備されています。
具体的には、東京都内の４公証人（連合会役員）が連絡窓口となり、速やかに定款認証を進行させて運用に支障が生じない措置が執られています。
